Steadfast API integration guide for fashion business

Steadfast বাংলাদেশের courier service হিসেবে online fashion brands এর কাছে golden standard হয়ে গেছে — fast nationwide delivery, COD support, decent API। কিন্তু manual workflow এ প্রত্যেক order এর জন্য Steadfast portal এ log in করে consignment create করা, tracking number copy করা, delivery confirm হলে accounting এ entry করা — এটা scale করে না।

এই guide এ দেখাবো কীভাবে Steadfast API integrate করে পুরো flow automate করবেন: order → auto consignment → tracking link to customer → COD reconciliation → accounting entry — এক click এ।

Prerequisites — কী কী লাগবে

Steadfast merchant account — already থাকলে skip; otherwise steadfast.com.bd এ signup, KYC verify
API credentials — Merchant dashboard → Settings → API Information থেকে পাবেন: - Api-Key - Secret-Key
Software যেটা API integrate করে — BusinessBrain এ built-in, otherwise self-build করতে হবে

API key obtain করা — step by step

Steadfast merchant panel এ:

Login → উপরের right corner → Settings click
Left menu → API Information
Generate API Key button — system api_key + secret_key দেখাবে
Important: Secret-Key শুধু একবারই দেখাবে; copy করে safe জায়গায় save করুন

এটা পাওয়ার পর never share publicly — GitHub এ commit করবেন না, customer কে email করবেন না।

BusinessBrain এ configure করা

আপনার tenant dashboard → Settings → Integrations → Steadfast:

Api-Key field এ paste করুন
Secret-Key field এ paste করুন
Test connection button click — green checkmark দেখলে setup OK
Save

Connection fail হলে common reason গুলো: - API key এ extra space (paste এর সময়) - Steadfast account suspended (KYC pending, dashboard এ check) - IP whitelist enabled (Steadfast এ disable করুন cloud-hosted software এর জন্য)

Order থেকে consignment — full flow

Step 1: Order enter

Customer Facebook/WhatsApp/website থেকে order করলে, BusinessBrain এ: - Orders → New Order - Customer info (name, phone, full address — division → district → upazila → area → exact address) - Products select with quantity - Payment method: COD select (cash on delivery) - Save

এটা order create করে কিন্তু stock থেকে deduct হয় না এখনো — order status “Pending”।

Step 2: Confirm + Dispatch

Customer call করে confirm করার পর: - Order detail page এ Confirm click → status “Confirmed”, stock reserved - Dispatch button click → এই moment এ magic হয়:

Background এ BusinessBrain Steadfast API এ POST request পাঠায়:

{
  "invoice": "BB-12345",
  "recipient_name": "Customer Name",
  "recipient_phone": "01XXXXXXXXX",
  "recipient_address": "Full address...",
  "cod_amount": 1500,
  "note": "Optional special instructions"
}

Steadfast response এ fire করে consignment_id + tracking_code। BusinessBrain এই response store করে order এর সাথে link করে।

Step 3: Customer কে tracking link

Order page এ automatically tracking URL generate হয়:

https://steadfast.com.bd/track/{tracking_code}

এটা WhatsApp/SMS দিয়ে customer কে পাঠান manually, or BusinessBrain এর auto-WhatsApp feature use করুন (Premium feature)।

Step 4: Delivery tracking

Steadfast এর webhook বা periodic polling থেকে status update আসে: - pending — Steadfast এ order received - delivered_approval_pending — courier customer এর কাছে পৌঁছে গেছে, COD collect হয়েছে - partial_delivered_approval_pending — partial delivery - cancelled — return / cancelled - delivered — final settled

BusinessBrain এই status auto-sync করে order এর status update করে।

Step 5: COD reconciliation — most important

এই step টা most fashion brand miss করে, then end-of-month accounting nightmare হয়।

যখন Steadfast delivered_approval_pending status দেয়: - BusinessBrain accounting এ: Debit “Steadfast Receivable” ১৫০০, Credit “Sales” ১৫০০ - Stock deduct হয় permanent

Steadfast ৭-১৪ দিন পরে যখন আপনাকে actual payment দেয় (bKash/bank transfer): - BusinessBrain এ: Settings → Steadfast Settlement → Record settlement → amount enter - Accounting: Debit “Bank/bKash” X, Credit “Steadfast Receivable” X

Difference (Steadfast এর service charge) automatic post হয় Expense → Courier Charge account এ।

এই flow এর কারণে at any moment আপনি exactly বলতে পারবেন: “Steadfast আমাকে এখন কত দেয়?” — just check “Steadfast Receivable” account balance।

Return handle করা

Online COD business এ ৫-১৫% return common। Steadfast থেকে return আসার ৩টি scenario:

Scenario 1: Customer cancel before delivery - Steadfast status “cancelled” - BusinessBrain auto-detect: stock restore, sales entry reverse, no money exchanged - Action needed: none, automatic

Scenario 2: Customer reject at door (full return) - Steadfast COD return process - BusinessBrain এ: order page → Process Return → “Full return” select → “Cash refund N/A” - Stock restore, sales reverse - Courier charge still expense হয় (Steadfast charges for return delivery too)

Scenario 3: Partial accept - যেমন ৩টা product order, customer ২টা নিল, ১টা return - Order page → Process Return → specific item select → quantity 1 - That item’s stock restore, sales partially reverse, proportional revenue adjust

প্রত্যেক scenario এ accounting books automatically balanced থাকে — no manual journal entry লাগে না।

Common errors + fixes

“Invalid Api-Key” error

Settings → Integrations → Steadfast → re-paste keys (sometimes paste এর সময় invisible character আসে)
Steadfast dashboard এ key valid কিনা verify করুন

Address format error

Steadfast এর API strict format চায়। BusinessBrain order form এ all ৪ fields (division → district → upazila → area) লাগবে — incomplete address fail করে

Duplicate consignment

Same order accidentally ২x dispatch press করলে Steadfast ২টি consignment বানায়
BusinessBrain এ duplicate check আছে, কিন্তু safety net হিসেবে Steadfast dashboard এ duplicate cancel করে দিন

Cost — কত charge হচ্ছে?

Steadfast pricing (২০২৬ typical): - Inside Dhaka: ৳৬০-৮০ per parcel - Outside Dhaka: ৳১০০-১৩০ per parcel - COD service charge: COD amount এর ১% (cap ~৳২০)

এটা আপনার accounting এ automatic post হয় “Courier Charge” expense account এ — so end of month P&L এ exact দেখতে পাবেন কী proportion revenue courier charges এ গেছে।

Pathao + RedX ও লাগবে?

Multi-courier strategy একটা ভালো idea — peak season (Eid, Pohela Boishakh) এ এক courier overload হলে অন্য তে fallback। BusinessBrain এ Pathao integration upcoming, RedX evaluation চলছে। WhatsApp এ বলুন যদি আপনার priority order কী হবে।

Live demo এ Steadfast integration setup দেখে নিন — already configured dummy credentials দিয়ে, full flow safely try করতে পারবেন।

Steadfast courier integration — কীভাবে automate করবেন (full API guide)